Dematerializzazione Documento Informatico

Documento Informatico

In ottemperanza al DPCM 13/11/2014, relativo alle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione degli stessi, si rende necessario il processo di dematerializzazione in seno alle strutture costituenti l'organizzazione amministrativa/didattica dell'Ateneo di Palermo.

Le norme in vigore riconoscono al documento informatico e alla firma digitale eguale valore legale del documento cartaceo e pertanto tutte le PA devono accettare e gestire i documenti che pervengono con tale modalità.

Il presente spazio web raccoglie l'insieme delle informazioni e delle procedure affinchè ciascun dipendente universitario con responsabilità di firma nell'espletamento del lavoro amministrativo, possa produrre documenti digitali e possa seguire specifiche procedure per la distribuzione, archiviazione e conservazione degli stessi.
Ai sensi dell'art.9 del succitato DPCM: "le pubbliche amministrazioni [...] formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici [...]".
Pertanto anche il personale dell'Ateneo dovrà creare tutti i documenti in modalità digitale, abbandonando definitivamente la produzione del cartaceo.
Affinchè i documenti informatici abbiano la stessa validità probatoria dei documenti cartacei, gli estensori responsabili dovranno firmarli elettronicamente o digitalmente e agire secondo procedura per una loro corretta archiviazione e conservazione.

Un documento informatico è quindi la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (DPR 445/2000). Secondo l'art. 3 del DPCM 13/11/2014 il documento informatico è formato mediante redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software (Microsoft Word, Open Office, Libre Office, etc.).

La normale attività di ufficio comporta tipicamente la produzione di documenti testuali che dovranno essere alla fine firmati ed eventualmente protocollati.
La prima fase avviene di solito tramite l'utilizzo di appositi strumenti software (Microsoft Office, Open Office, Libre Office, etc.) che salvano il documento in specifici formati (.doc, .docx, .odt, .rtf, .pages., etc.).
Per procedere alla diffusione, archiviazione e/o alla firma digitale di tali documenti è necessario, a conclusione della stesura finale, procedere alla conversione o salvataggio del documento in PDF/A che rappresenta il formato più idoneo allo scopo.

A titolo puramente esplicativo, utilizzando Word 2007, dal menu' generale si dovrà selezionare "salva con nome" e scelgiere il tipo PDF o XPS

All'apertura della finestra in cui è richiesto di inserire il nome del file da salvare, si dovrà cliccare su opzioni (1) e flaggare l'opzione "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)" come indicato dalla (2)

Cliccare su OK e su pubblica. Sono stati quindi prodotti due documenti, uno in formato doc durante la stesura e uno in formato pdf come evento finale della stesura.

Una volta creata la versione .pdf del documento, questa potrà essere posta alla firma dei Responsabili del Procedimento Amministrativo che dovranno firmare il documento con firma digitale.
I documenti digitali possono essere anche file non testuali (per es. archivi di dati in formato Excel, immagini, file Autocad, backup di dati, file xml, etc.). In questo ultimo caso si può procedere alla firma diretta dello stesso senza previa conversione in PDF/A.