Sono in preparazione i manuali di gestione del protocollo e di gestione della conservazione, i quali ridefiniscono un nuovo regolamento della gestione dei flussi documentali di prossima redazione. Una discreta parte dei documenti prodotti delle pubbliche amministrazioni, dopo che hanno svolto il loro compito nel disbrigo delle attività correnti, devono essere conservati per sempre.

Proprio per facilitare la stratificazione, l’organizzazione ed il reperimento dei documenti, tutte le PA sono obbligate a implementare un opportuno Piano di classificazione per:
•archiviare, in maniera ordinata, i documenti;
•fare in modo che i documenti siano facilmente reperibili.

L’obbligatorietà

Dell’obbligatorietà dell’adozione del titolario di classificazione si parla già nella circolare 17100/2 del Ministero dell’interno a firma Carlo Astengo, datata 1 marzo 1897. L’obbligatorietà del titolario è comunque oggi sancita dalla seguente normativa:
•Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, approvato con Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, che all’art. 40 obbliga gli enti pubblici ad ordinare i propri archivi [ora D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137, che all’art. 30 obbliga gli enti pubblici ad ordinare i propri archivi].
•Decreto del Presidente della Repubblica, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa del 28 dicembre 2000, n. 445, che all’art. 50 dispone che le pubbliche amministrazioni provvedano entro il 1º gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.

Il titolario

Il Piano di Classificazione o Titolario di classificazione possiede le seguenti caratteristiche:
•Il titolario è diviso in diverse categorie e sotto-categorie, omogenee tra loro, a ognuna delle quali deve essere assegnato un documento;
•Il titolario serve a catalogare e archiviare i documenti che fanno parte del cosiddetto archivio corrente, ovvero dell’insieme dei documenti che occorrono per sbrigare gli affari correnti della PA.
•Il titolario è necessario anche per la gestione del registro giornaliero di protocollo, ovvero del registro dove, quotidianamente, vengono registrati tutti i documenti in entrate e in uscita da una PA.

 Regolamento in vigore