SIA
Sistema Informativo
di Ateneo

In ottemperanza al DPCM 13/11/2014, relativo alle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione degli stessi, si rende necessario il processo di dematerializzazione in seno alle strutture costituenti l'organizzazione amministrativa/didattica dell'Ateneo di Palermo.

Le norme in vigore riconoscono al documento informatico e alla firma digitale eguale valore legale del documento cartaceo e pertanto tutte le PA devono accettare e gestire i documenti che pervengono con tale modalità.

Il presente spazio web raccoglie l'insieme delle informazioni e delle procedure affinchè ciascun dipendente universitario con responsabilità di firma nell'espletamento del lavoro amministrativo, possa produrre documenti digitali e possa seguire specifiche procedure per la distribuzione, archiviazione e conservazione degli stessi.
Ai sensi dell'art.9 del succitato DPCM: "le pubbliche amministrazioni [...] formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici [...]".
Pertanto anche il personale dell'Ateneo dovrà creare tutti i documenti in modalità digitale, abbandonando definitivamente la produzione del cartaceo.
Affinchè i documenti informatici abbiano la stessa validità probatoria dei documenti cartacei, gli estensori responsabili dovranno firmarli digitalmente e agire secondo procedura per una loro corretta archiviazione e conservazione.

Definizione di Documento Informatico

Un documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (DPR 445/2000). Secondo l'art. 3 del DPCM 13/11/2014 il documento informatico è formato mediante redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software (Microsoft Word, Open Office, Libre Office, etc.).

Creazione di un Documento da Firmare Digitalmente

La normale attività di ufficio comporta tipicamente la produzione di documenti testuali che dovranno essere alla fine firmati ed eventualmente protocollati.
La prima fase avviene di solito tramite l'utilizzo di appositi strumenti software (Microsoft Office, Open Office, Libre Office, etc.) che salvano il documento in specifici formati (.doc, .docx, .odt, .rtf, .pages., etc.).
Per procedere alla firma digitale di tali documenti è necessario a conclusione della stesura finale procedere alla conversione o salvataggio del documento in PDF/A che rappresenta il formato più idoneo per la diffusione e l'archiviazione.

A titolo puramente esplicativo, utilizzando Word 2007, dal menu' generale si dovrà selezionare "salva con nome" e scelgiere il tipo PDF o XPS



All'apertura della finestra in cui è richiesto di inserire il nome del file da salvare, si dovrà cliccare su opzioni (1) e flaggare l'opzione "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)" come indicato dalla (2)



Cliccare su OK e su pubblica. Sono stati quindi prodotti due documenti, uno in formato doc durante la stesura e uno in formato pdf come evento finale della stesura.

Una volta creata la versione .pdf del documento, questa potrà essere posta alla firma dei Responsabili del Procedimento Amministrativo che dovranno firmare il documento con firma digitale.
I documenti digitali possono essere anche file non testuali (per es. archivi di dati in formato Excel, immagini, file Autocad, backup di dati, file xml, etc.). In questo ultimo caso si può procedere alla firma diretta dello stesso senza previa conversione in PDF/A.

Firmare un Documento con Firma Digitale

Tutto il personale dell'Ateneo con potere di firma dovrà usare lo strumento di firma digitale fornito dell'Amministrazione.
I dispositivi di firma digitale sono rilasciati dall'Ateneo che ha stipulato una convenzione con l'Ente certificatore Infocert.
Per firmare un documento è necessario l'applicativo DIKE.
E' possibile scaricare gratuitamente la versione 6 dal sito Infocert al seguente link [download dike6]
In alternativa si può eseguire direttamente il programma contenuto nel dispositivo usb business key.

A titolo puramente esplicativo, eseguendo il programma DIKE e posizionando il cursore sul riquadro Firma si può accedere all’elenco delle funzioni di firma.



Utilizzando Dike 6, si ha a disposizione l’opzione Firma che permette di selezionare il documento da firmare e di caricarlo all’interno del software.
Le opzioni Firma multipla e Controfirma, sono disponibili nella versione PRO del software che verrà rilasciato su motivata richiesta.

Dike 6 presenta gli estremi del documento (tipo, dimensione, ecc.) nonché un riquadro di visualizzazione che lo contiene e che permette di visualizzarne un'anteprima.
Selezionando il documento in formato .pdf, Dike 6 informa che il documento firmato manterrà l’estensione .pdf, cioè la firma sarà apposta secondo lo standard PAdES.
Si può comunque firmare il documento secondo lo standard CAdES (.p7m) ricorrendo all’opzione presente nel menu "Scegli la tipologia di firma".
L’opzione Visualizza firma nel documento selezionata, segnala che la firma apposta in modalità PAdES viene arricchita con un’annotazione grafica visibile, contenente gli estremi della firma stessa.



I Parametri opzionali, infine, consentono di arricchire il processo di firma con informazioni riguardanti:

• il motivo per il quale si sottoscrive digitalmente il documento, (ad esempio: accettazione delle clausole contrattuali, accettazione delle clausole vessatorie del contratto, espressione del mio consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della L. 196/2003, ecc.);
• il luogo di apposizione della firma;
• un eventuale recapito e-mail.

Si potrà posizionare, trascinandolo con il puntatore, il rettangolo giallo che appare sullo schermo e che ha una dimensione fissa. Una volta stabilita la sua posizione, il rettangolo assumerà un colorazione viola. Il posizionamento è lasciato alla libera iniziativa del firmatario.
Si procede con un clic sul pulsante Continua.

Dopo aver selezionato l’opzione certificato di sottoscrizione supportato da un dispositivo fisico si potrà procedere alla firma del documento.



Sarà richiesto di digitare il proprio PIN di protezione del dispositivo fisico nel campo "Inserisci il PIN" e di indicare la posizione della cartella all’interno della quale memorizzare il documento firmato.
Dike 6 propone un possibile percorso nel campo "Destinazione di salvataggio". Un clic sul pulsante "Firma" conclude il processo di sottoscrizione del documento; Dike 6 mi confermerà l’avvenuta firma con un messaggio.



Un clic sul pulsante "Aggiungi una firma al PDF" permette di proseguire il processo di firma del documento, con ulteriori possibili sottoscrizioni di più firmatari.

Protocollazione del Documento Firmato

L'RPA, una volta firmato digitalmente il file, dovrà procedere alla sua protocollazione.
Per documenti da inviare a destinatari esterni all'Ateneo è consigliabile aver firmato il documento in formato CAdES, mentre per i documenti indirizzati alle strutture interne si può usare il PAdES per i file di testo e il .p7m per tutte le altre tipologie.
L'RPA all'atto della protocollazione dovrà allegare il file firmato (PAdES o CAdES) su Titulus e dovrà inserire tutti i campi necessari, l'opportuna voce di indice e la classificazione del titolario.
N.B. il file firmato digitalmente da allegare al protocollo NON DEVE RIPORTARE alcuna indicazione sul numero di protocollo.



Il numero di protocollo generato non dovrà quindi più essere riportato sul documento, ma potrà essere comunicato tramite l'email con cui si veicola il documento oggetto di trasmissione. Si sottolinea che non è necessario allegare il documento firmato all'email, ma basta inserire il link ottenuto da Titulus nel riquadro "Informazioni di servizio".



Una volta protocollato, il documento ufficiale a norma probatoria è sempre e solo quello che dovrà essere prelevato dal sistema di protocollo o dal sistema di gestione documentale.

Come Ottenere il Dispositivo di Firma Digitale

L'utente con potere di firma che necessita del dispotivo Infocert deve fare espressamente richiesta attraverso un processo online. Dovrà preparare due file in pdf, uno contenente la scansione di un documento di riconoscimento in corso di validità (carta di identità o patente); uno contenente la scansione del codice fiscale o della tessera sanitaria. Accedere con le proprie credenziali, nell'area riservata di questo sito, al servizio "Richiedi firma digitale" e procedere con l'upload dei due file; Cliccando il relativo tasto si procederà all'inoltro della richiesta. Il modulo di richiesta prodotto sarà reso disponibile agli operatori abilitati che potranno procedere al riconoscimento e alle successive operazioni previste per l'attivazione.


Vers. 1.0 del 11/08/2016

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Ulteriori informazioni fornite da Infocert

Il documento elettronico firmato digitalmente è equiparabile a quello autografo

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica che consente a chi firma un documento digitale (file di scrittura, foglio elettronico o immagine in tutti i formati autorizzati) di rendere manifesta e garantire:

• l'autenticità, cioè che il documento è originale;
• la paternità, ossia chi ha firmato il documento;
• l'integrità, ovvero che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente.

Il soggetto che voglia firmare digitalmente i propri documenti deve essere titolare di un certificato digitale di sottoscrizione, contenuto in un dispositivo di firma (smart card o chiave USB).
In particolare, questo dispositivo permette di utilizzare una chiave crittografica "privata" univoca e segreta, che consente l'apposizione della firma digitale; la chiave "pubblica" correlata, resa disponibile in rete dall'Ente Certificatore emittente, consentirà invece ogni successiva verifica.
Perché tutto questo sia possibile è necessaria un'infrastruttura tecnologica (PKI, Public Key Infrastructure) gestita da un Ente Certificatore, ovvero da un soggetto iscritto in un apposito elenco tenuto dall'AgID, che abbia precisi compiti e responsabilità. La firma digitale si può apporre su qualunque documento informatico: bilanci e atti societari, fatture, notifiche, moduli per l'iscrizione a pubblici registri, comunicazioni alla pubblica amministrazione.
I casi di utilizzo della firma digitale, tanto nella pubblica amministrazione quanto nelle imprese, sono sempre più numerosi: si pensi ad esempio all'obbligo di trasmissione telematica delle pratiche societarie al Registro delle Imprese, o alla piena dematerializzazione dei mandati di pagamento.

I vantaggi della firma digitale

Sicurezza e semplificazione
La firma digitale presenta vantaggi in termini di semplificazione dei rapporti tra aziende e tra queste e gli enti pubblici. Si pensi all'invio di un qualsiasi documento cartaceo: va scritto, stampato, firmato e poi spedito tramite posta tradizionale.
Con la firma digitale si firma il documento attraverso dispositivi elettronici e lo si invia elettronicamente, senza stamparlo. Si risparmia, quindi, in costi di stampa del cartaceo e tempi di trasmissione, con la sicurezza dell'inalterabilità dei contenuti.