Tutorial Sistema di Gestione Presenze

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Come consultare questo tutorial

Questo documento stato pensato per essere usato subito dai colleghi in modo da facilitare l'accesso alla pagina di aiuto per una determinata operazione da fare sul sistema.
Tutte le maggiori operazioni possono essere effettuate sul sistema attraverso una richiesta e/o comunicazione e sono raggruppate in tre categorie:
richiesta e/o comunicazione di giustificativo di assenza
richiesta e/o comunicazione di giustificativo di presenza
Richiesta di variazione delle timbrature e/o di orario

Per ogni categoria stata preparata una sottosezione del presente documento che raccoglie le pagine di dettaglio per le specifiche operazioni. Ogni pagina conterr anche le indicazioni univoche delle modalit di applicazione della relativa richiesta o comunicazione in funzione del Regolamento e delle procedure digitali che sono definite in ottemperanza alle norme vigenti.
Per accedere a tali sezioni si pu usare la barra del men di sezione presente nell'intestazione della pagina.

La finalit del presente documento quindi fornire all’utente una guida per l’uso del sistema IrisWeb.
Durante l’avvio nel periodo sperimentale questo tutorial verr ulteriormente ampliato anche con le vostre osservazioni, le quali potranno essere raccolte da un apposito form disponibile al seguente link.

Si segnala che nell’illustrazione della guida, per riservatezza, non saranno presenti specifici dati anagrafici (nome, cognome, matricola, badge, ecc..).se non quelli del sottoscritto che dichiara la propria disponibilit al trattamento dei dati per i fini istituzionali di diffusione di questa guida.

In attesa della ratifica del nuovo regolamento delle presenze necesario prendere coscienza che molte consuetudini e metodologie fin ora eseguite con il vecchio software RilPres, sono del tutto obsolete, non esister pi la funzione di ULG e tutte le operazioni seguiranno un modello ben preciso e funzionale: fase di richiesta da parte dell'utente sul sistema, fase autorizzativa, fase di controllo da parte dell'ufficio centrale, fase di riconoscimento della richiesta sul cartellino.
Queste fasi, vedremo in seguito, in funzione del tipo di richiesta potranno essere pi o meno automatiche o automatizzate e permettono nel contempo di eliminare il registro cartaceo dei permessi.

Prima di procedere all’illustrazione di dettaglio necessario definire un glossario al fine di conoscere il sistema ed esplicitare i termini che verranno quindi utilizzati nel corso della descrizione. 

Sistema
: denominato IrisWeb il portale web al quale si accede attraverso l’indirizzo internet indicato: irisweb.unipa.it.
Utente:  il dipendente che accede al sistema per espletare le funzioni relative alla gestione delle presenze della propria posizione lavorativa.
Utente responsabile (o Autorizzatore): il responsabile di uno o pi gruppi di dipendenti che ha l’autorit di autorizzare le richieste relative alla giustificazione delle assenze, dei cambi orari e delle ferie. Secondo regolamento pu essere il responsabile dei settori e delle unit organizzative assegnati alle aree. Accede al sistema per operare sulle funzionalit a lui riservate relative al gruppo di dipendenti di sua “competenza”.
Videata (schermata): termine indicato per illustrare e descrivere le sezioni presenti nel sistema.
Ufficio centrale: l'ufficio dell'amministrazione centrale U.O. Gestione presenze e trattamento accessorio che si occuper del controllo e monitoraggio di tutte le pratiche inerenti la giustificazione oraria delle posizioni lavorative di tutti i dipendenti.
Giustificativo: l'atto giuridico che permette appunto di giustificare un periodo temporale; pu essere di assenza quando necessario giustificare un periodo temporale in cui non sono presenti timbrature sul cartellino; o di presenza per giustificare periodi temporali in presenza di timbrature ma svolti per specifici compiti. Il giustificativo potr essere inserito o attraverso una richiesta sul sistema o tramite l'apposizione di un codice all'atto della timbratura.
Autorizzazione: il processo automatico o affidato all'utente responsabile che permette all'atto giustificativo di essere validato per la fase di riconoscimento sul cartellino del dipendente.
Richiesta: l'operazione da effettuare sul sistema per presentare un giustificativo che deve essere sottoposto alla seconda fase autorizzativa. La richiesta pu essere dall'utente cancellata se non autorizzata, oppure revocata.
Comunicazione: l'operazione da effettuare sul sistema per presentare un giustificativo che non ha bisogno di autorizzazione preliminare, in quanto o gi autorizzato, o di diritto. La comunicazione obbligatoria in quanto consente agli utenti responsabili di prendere atto dell'assenza e/o delle attivit dei propri dipendenti.
Stampa Cartellino: il documento ufficiale di rendicontazione delle ore lavorate che viene generato dal sistema su richiesta del dipendente e per il periodo temporale desiderato che contiene tutti i giustificativi consolidati e riconosciuti nella quarta fase del modello del software.
Cartellino interattivo: una interfaccia interattiva e dinamica realtime che permette la visualizzazione delle timbrature e dei giustificativi introdotti, oltre che al calcolo delle ore e alla identificazione delle anomalie.
Allegato: il documento facoltativo o obbligatorio che potr essere inserito all'atto della richiesta o in una fase successiva del processo e che eventualmente serve a completare la documentazione necessaria per il riconoscimento sul cartellino.


Login - Accesso al sistema IrisWeb

Dalla propria postazione di lavoro o comunque da qualsiasi postazione che accede ad internet si dovr digitare nel browser utilizzato il seguente indirizzo internet:



Si consiglia di salvare il collegamento nei Preferiti per evitare di riscrivere l’indirizzo ad ogni accesso.
L'utente gi riconosciuto dal sistema di Identity Manager acceder direttamente all'applicativo, altrimenti verr instradato alla schermata di login di ateneo, dove potr inserire le proprie credenziali (username e password) per farsi riconoscere dal sistema.



Pagina Iniziale (Homepage)


Questa la schermata che verr visualizzata immediatamente dopo il login. Da questa schermata possibile accedere a tutti i servizi offerti da IrisWeb mediante i pulsanti posti nella parte superiore dello schermo. In particolare:
  • Permette di accedere alla stampa del cartellino
  • Permette di accedere alla scheda anagrafica
  • Permette di accedere al cartellino interattivo
  • Permette di accedere alla richiesta giustificativi
  • Permette di accedere alla richiesta di modifica timbratura
  • Permette di accedere alla richiesta cambio orario
  • Permette di accedere alla timbratura virtuale

Pagine realizzate con il prezioso contributo dei tirocinanti Claudio Ruocco e Manfredi Pistone